Theo Khoản 2, Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định: “Văn phòng đại diện (VPĐD) là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.
Có nghĩa là, văn phòng đại diện không được phép thực hiện các hoạt động sinh lời, phát sinh doanh thu. Các hoạt động được cho phép như: Liên lạc, đẩy nhanh tiến độ dự án…”
Quý khách hàng là doanh nghiệp, tổ chức đang có nhu cầu thành lập văn phòng đại diện để mở rộng hoạt động (kinh doanh), tuy nhiên lại chưa nắm rõ về các thủ tục pháp lý cũng như là các công việc cần thiết để thành lập một văn phòng đại diện. Để có thể thực hiện các thủ tục ấy một cách nhanh chóng, cũng như là không phải tốn thời gian đi lại, không phải đau đầu suy nghĩ về những thủ tục pháp lý rườm rà, quý khách hãy giao gánh nặng ấy cho chúng tôi.
NỘI DUNG CÔNG VIỆC THỰC HIỆN
Đối với dịch vụ Thành lập văn phòng đại diện, chúng tôi sẽ cung cấp cũng như là thực hiện các công việc pháp lý sau đây:
- Tư vấn trước khi thành lập văn phòng đại diện:
Tư vấn lựa chọn mô hình các đơn vị phụ thuộc phù hợp với nhu cầu của công ty.
Tư vấn thủ tục tiến hành và các giấy tờ cần thiết để thành lập VPĐD.
Tư vấn về mô hình tổ chức, quản lý của VPĐD.
Tư vấn về Quyền và Nghĩa vụ của đơn vị mới thành lập.
Tư vấn về nghĩa vụ Thuế đối với Nhà nước của VPĐD.
Tư vấn các nội dung khác có liên quan.
Soạn thảo nội dung hồ sơ thành lập.
- Đại diện thực hiện các thủ tục thành lập văn phòng đại diện :
Tiến hành nộp hồ sơ đăng ký hoạt động VPĐD.
Theo dõi tiến trình xử lý và thông báo kết qủa hồ sơ đã nộp.
Nhận giấy chứng nhận đăng ký hoạt động VPĐD tại Sở Kế hoạch và Đầu tư.
Tiến hành hồ sơ khắc dấu VPĐD của công ty và Thông báo mẫu dấu công ty lên Cổng thông tin Doanh Nghiệp Quốc Gia (Quy định theo Điều 44 Luật Doanh Nghiệp năm 2014, hiệu lực từ ngày 01/07/2015).
- Kết quả thành lập văn phòng đại diện, bàn giao cho khách hàng :
Giấy chứng nhận Đăng ký hoạt động của VPĐD (Bản gốc và bản sao).
Dấu tròn của VPĐD và Giấy xác nhận Thông báo mẫu dấu VPĐD lên Cổng thông tin Doanh Nghiệp Quốc Gia
HỒ SƠ YÊU CẦU – THỜI GIAN & CHI PHÍ TOÀN BỘ
- Hồ sơ yêu cầu bao gồm:
Bản sao Giấy phép kinh doanh Công ty chủ quản.
Bản sao CMND hoặc Hộ chiếu trưởng VPĐD.
- Lệ phí dịch vụ thành lập văn phòng đại diện:
- Giấy phép, MST: Dịch vụ: 800.000 VNĐ (Trường hợp công ty chủ quản ở ngoài Tỉnh Bình Dương, phí dịch vụ là 1.000.000 đồng)
- Con dấu : Phí khắc dấu: 450.000 VNĐ (loại tốt)
Thông báo mẫu dấu công ty lên Cổng thông tin Doanh Nghiệp Quốc Gia (Quy định theo Điều 44 Luật Doanh Nghiệp năm 2014, hiệu lực từ ngày 01/07/2015): 200.000 VNĐ
- Thời gian thực hiện dịch vụ thành lập văn phòng đại diện
Giấy phép: 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.
Dấu tròn: 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.
Lưu ý: Công ty Phúc Hưng chỉ nhận thanh toán khi hoàn thành công việc (bàn giao giấy phép và con dấu).
Sau đây Phúc Hưng xin giới thiệu một số nội dung về VPĐD để khách hàng nắm rõ hơn về VPĐD là gì?
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp 2014, hoạt động theo ủy quyền và dưới danh nghĩa của doanh nghiệp, công ty mẹ hoặc người đứng đầu tổ chức..
Văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân và là đơn vị phụ thuộc, không sở hữu con dấu pháp nhân.
Căn cứ Luật doanh nghiệp 2020; Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định về đăng ký doanh nghiệp; Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành luật giao dịch điện tử về chữ ký và dịch vụ chứng thực chữ ký số. Pháp luật không yêu cầu bắt buộc Chi Nhánh, văn phòng đại diện phải có con dấu của Chi Nhánh, văn phòng đại diện. Do đó việc Chi Nhánh, văn phòng đại diện có con dấu hay không phụ thuộc vào quyết định của chủ thể có thẩm quyền của doanh nghiệp hoặc điều lệ công ty. Tuy nhiên, việc Chi Nhánh, văn phòng đại diện có con dấu mang lại nhiều sự thuận tiện trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
Trước đây, Nghị định 58/2001/NĐ-CP quy định “Con dấu được sử dụng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, hội quần chúng, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam (dưới đây gọi tắt là cơ quan, tổ chức) và một số chức danh nhà nước. Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước. Con dấu được quản lý theo quy định của Nghị định này”.
Tuy nhiên, hiện nay, Nghị định 58/2001/NĐ-CP đã được thay thế bằng Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu. Việc quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp được đăng ký, hoạt động theo quy định của Luật doanh nghiệp 2020 và Luật đầu tư 2020 mà không chịu sự điều chỉnh chung bởi Nghị định về quản lý con dấu như trước đây.Cụ thể:
Hình thức của con dấu VPĐD
Căn cứ quy định tại Khoản 1 Điều 43 Luật doanh nghiệp năm 2020 thì: Dấu được khắc tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Theo đó con dấu của VPĐD được khắc tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Trong đó, theo quy định của nghị định 130/2018/NĐ-CP thì chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra từ sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng. Theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác.
Ai có quyền quyết định về dấu của VPĐD?
Theo Khoản 2 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 về con dấu của Doanh nghiệp như sau:
Doanh nghiệp có quyền quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp
Những cụ thể sau đây có quyền quyết định các vấn đề của con dấu là Chủ doanh nghiệp tư nhân đối với Doanh nghiệp tư nhân, Hội đồng thành viên đối với công ty hợp doanh, Hội đồng thành viên hoặc chủ tịch công ty trách nhiệm hữu hạn, Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, trừ khi điều lệ có quy định khác.
Về số lượng con dấu của VPĐD
Về số lượng con dấu của Doanh nghiệp phụ thuộc vào điều lệ của Doanh nghiệp hoặc quyết định của chủ thể có thẩm quyền về con dấu
Hình thức con dấu của VPĐD
Theo quy định, con dấu của VPĐD là không bắt buộc và thường là con dấu thông tin hiển thị tên, địa chỉ và số điện thoại VPĐD để phục vụ một số hoạt động quảng bá.
Nội dung của mẫu dấu theo Điều 13 Nghị định 95/2015/NĐ-CP phải có tên văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 41 Luật Doanh nghiệp 2014. Và có thể bổ sung thêm ngôn ngữ, hình ảnh khác phù hợp với mục đích sử dụng trừ trường hợp quy định tại Điều 14 về những ngôn ngữ, hình ảnh không được phép sử dụng trong mẫu dấu.
VPĐD được phép đăng ký và sử dụng con dấu cho hoạt động của VPĐD. Tuy nhiên, không được phép sử dụng con dấu này để lập lên hợp đồng kinh doanh mua bán. Bởi văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh.
Khi được công ty mẹ ủy quyền ký kết hợp đồng VPĐD sử dụng con dấu của công ty mẹ để thực hiện mà không được sử dụng con dấu riêng. Nếu văn phòng đại diện cố tình sử dụng, hợp đồng đó sẽ không có hiệu lực và không được chấp nhận khi có tranh chấp pháp lý xảy ra.
