Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2005, doanh nghiệp chỉ được cấp 01 con dấu pháp nhân, trong trường hợp cần thiết, được sự đồng ý của cơ quan cấp dấu, doanh nghiệp có thể có con dấu thứ hai. Hình thức và nội dung của con dấu, điều kiện làm con dấu và chế độ sử dụng con dấu thực hiện theo quy định của Chính phủ.
Cơ quan quản lý con dấu: Cơ quan công an tỉnh, thành phố.
Tuy nhiên theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải đảm bảo nội dung con dấu có thể hiện tên và mã số doanh nghiệp. Doanh nghiệp được tự do quyết định hình thức và số lượng con dấu. Trước kia, rất hãn hữu có trường hợp 01 doanh nghiệp có 02 con dấu, thì nay doanh nghiệp có thể có nhiều hơn 01 con dấu, số lượng cụ thể được quy định cụ thể tại điều lệ công ty. Cùng với đó, cơ quan quản lý dấu không phải là cơ quan công an như trước đây
- Con dấu doanh nghiệp là gì?
– Con dấu doanh nghiệp là dấu hiệu đặc biệt, không trùng lặp, nhằm phân biệt giữa doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác.
– Con dấu là đại diện pháp lý của tổ chức đó, có giá trị xác nhận các quyền và nghĩa vụ pháp lý được pháp luật công nhận. Chính vì lẽ đó mà con dấu pháp nhân phải được quản lý hết sức cẩn thận để tránh những rủi ro do bị thất lạc, giả mạo,…
– Con dấu doanh nghiệp dù là con dấu tròn hoặc con dấu vuông đều có giá trị pháp lý.
– Nội dung Điều lệ hoặc Quyết định về con dấu của doanh nghiệp phải bao gồm:
+ Số lượng con dấu.
+ Mẫu con dấu, gồm: Hình thức, kích cỡ, nội dung, màu mực dấu.
+ Quy định về quản lý và sử dụng con dấu.
– Doanh nghiệp không được sử dụng những hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu sau đây trong nội dung hoặc làm hình thức mẫu con dấu:
+ Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
+ Hình ảnh, biểu tượng, tên của nhà nước, cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp.
+ Từ ngữ, ký hiệu và hình ảnh vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong, mỹ tục của dân tộc Việt Nam.
- Quản lý và sử dụng con dấu
Hiện nay, thay vì phải đăng ký mẫu dấu với cơ quan Công an như trước đây thì doanh nghiệp được hoàn toàn chủ động trong việc làm con dấu. Doanh nghiệp có thể tự khắc dấu hoặc đến cơ sở khắc dấu để làm con dấu.
Doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp có trụ sở chính để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong các trường hợp sau đây:
– Làm con dấu lần đầu sau khi đăng ký doanh nghiệp;
– Thay đổi số lượng, nội dung, hình thức mẫu con dấu và màu mực dấu;
– Hủy mẫu con dấu.
Riêng đối với Doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015:
Doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01/7/2015 đã được cơ quan công an cấp con dấu thì được tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp mà không phải thực hiện thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh.
– Trường hợp doanh nghiệp làm thêm con dấu, thay đổi màu mực dấu thì thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu mới như trên.
– Trường hợp doanh nghiệp làm con dấu mới thì phải nộp lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. Cơ quan công an cấp giấy biên nhận đã nhận lại con dấu tại thời điểm tiếp nhận lại con dấu của doanh nghiệp.
– Trường hợp doanh nghiệp bị mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu thì doanh nghiệp được làm con dấu như hiện nay; đồng thời thông báo việc mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.
- Các trường hợp phải thay đổi con dấu doanh nghiệp
Các trường hợp cần thay đổi con dấu doanh nghiệp
– Thay đổi tên công ty
– Thay đổi dấu mòn méo, do hỏng, không còn giá trị sử dụng
– Thay đổi hình thức con dấu
– Công ty thành lập trước ngày 01 tháng 06 năm 2010, nếu mã số doanh nghiệp và mã số thuế chưa hợp nhất, nay muốn hợp nhất lại làm một, công ty phải thay đổi lại con dấu doanh nghiệp cho phù hợp.
Căn cứ pháp lý:
Nghị định 96/2015/NĐ-CP
Vai trò của con dấu trong mỗi công ty, doanh nghiệp:
Con dấu được hiểu như là một vật biểu thị pháp lí của mỗi công ty, doanh nghiệp hay cá nhân tham gia sản xuất, nó thường được dùng trong các văn bản, báo cáo để khẳng định và đảm bảo độ tin cậy và chính xác của những văn bản đó. Bên cạnh đó nhờ có con dấu mà những văn bản hay báo cáo được bảo vệ và chịu các trách nhiệm pháp lí trước pháp luật. Bạn có thể hình dung đơn giản như một tờ giấy báo cáo không có con dấu sẽ khiến nhiều người hoài nghi về độ chắc chắn và an toàn hay tin cậy. Còn về một bản báo cáo có đầy đủ con dấu sẽ giúp người đọc yên tâm hơn rât nhiều.
Khi văn bản có con dấu được chính thức đóng dấu và có hiệu lực thì đồng thời những người có liên quan sẽ đảm bảo và chịu hoàn toàn những trách nhiệm pháp lí về thông tin được ghi trên bản báo cáo hay văn bản đó. Nhờ có con dấu những văn bản mới được thực thi đầy đủ và những người có trách nhiệm thực hiện phải bắt buộc tuân theo.
Ngoài ra con dấu còn được một số cá nhân có chức vụ, quyền lực sử dụng để đại diện cho quyền lực của chính mình, khi những văn bản có con dấu đó cũng sẽ có giá trị và bắt buộc mọi người phải tuân theo.
Khách hàng khi nhìn vào văn bản có con dấu sẽ thấy tin tưởng hơn, yên tâm hơn và quá trình mua bán, trao đổi, sản xuất sẽ được chắc chắn hơn.Ngoài ra con dấu còn là công cụ để phân biệt và chống giả mạo.
Những con dấu chính là người đại diện pháp lí và giữ vai trò trong việc khẳng định uy tín cũng như địa vị của mình trên thương trường và đặc biệt là đối với những khách hàng.
Chứng thực văn bản
Theo cách làm truyền thống nếu văn bản được công nhân thì phải có chữ kí của người có chức sắc cao nhất, nhưng nếu có con dấu thì mọi chuyện sẽ đơn giản và nhanh chóng hơn rất nhiều mà vẫn đúng theo quy trình, thủ tục của pháp luật.
Khi có quá nhiều văn bản cần xác thực thì việc sử dụng con dấu sẽ tạo ra hiệu quả, nhanh gọn cho chính người thực hiện và các bên liên quan.Giúp các cơ quan doanh nghiệp dễ dàng quản lí và giám sát những giấy tờ hay thủ tục.
Tạo nên sự uy tín cho văn bản
Văn bản có con dấu của doanh nghiệp, công ty hay của cá nhân người sản xuất sẽ đem lại hiệu quả rất cao, chứng minh được đó là giấy tờ thật và chính xác, nhờ vậy công việc sẽ được thực hiện đơn giản và hiệu quả hơn rất nhiều.
